Деловые документы

Деловая часть дизайна интерьера может отпугивать, но поскольку эта профессия подразумевает контакты с людьми, мы должны не только уметь защищать себя, но и своих клиентов. Прежде всего, что включает в себя деловая документация? В целом, это служебные записки, деловые письма, автобиографии/резюме, контракты и договора. Большая часть фирм имеет свою особую технологию подготовки деловых документов или даже специальный отдел, занимающийся этими вопросами. Тем не менее, вы лично тоже будете писать служебные записки и вести деловую переписку в любом месте, где бы вы ни работали. Время от времени вы также будете писать резюме в поисках новой работы или клиента.

Когда вы ведете различного рода переписку, следует определить для себя, формальная она или неформальная. Важно писать ясно, четко и обращать внимание на «тон» вашего письма. Это особенно важно, когда вы работаете с разнородной группой клиентов, которых вы пока хорошо не знаете. Убедитесь, что вы говорите в своем письме именно то, что намеревались сказать. Попросите знакомых или коллег прочитать ваше письмо и посмотреть, все ли в нем ясно. Помните, что ваше письмо должно быть понятно для читателя. Давайте сейчас рассмотрим основные виды деловой переписки и их характерные особенности.

Служебные записки используются для эффективной и быстрой коммуникации с группой людей, но обычно они адресованы тому человеку, который должен предпринимать действия. Они должны иметь ясный заголовок, чтобы читатель мог быстро понять суть дела. В служебных записках часто используются не только полные предложения, но и так называемые маркированные (или нумерованные) списки, облегчающие визуальное восприятие текста. Важно указывать, требуется ли ответ или кто должен выполнить необходимые действия. Деловые письма более формальные и должны соответствовать формату и тону, принятому на фирме. Очень важно знать, как правильно писать эффективные и формальные деловые письма. По этому вопросу имеется достаточно много неплохих учебных пособий и руководств.

Коммерческое предложение представляет собой документ, выражающий цели проекта и то, что будете делать вы или ваша фирма для достижения этих целей. В некоторых случаях в фирме будет специальный человек, ответственный за составление коммерческих предложений, в других случаях вам может потребоваться написать свое коммерческое предложение самостоятельно. Если вы будете знать, как писать коммерческое предложение, вы будете не только понимать, какую информацию следует включить в коммерческое предложение, но и сможете при необходимости написать его самостоятельно. В большинстве случаев клиенты посылают запросы или коммерческие предложения производителям товаров и услуг, которые, на их взгляд, могут удовлетворить их потребности. Эти запросы направляются в ряд фирм, и ваш ответ будет тем документом, который даст вам возможность встретиться с клиентом, поэтому усилия, потраченные на написания коммерческого предложения, будут определять, будет ли у вас шанс получить этот заказ или нет.